Identyfikator na szkolenie lub konferencję. Jaki wybrać?

Każdy organizator marzy o przygotowaniu konferencji doskonałej – pod każdym względem! Czasem jednak w pogoni za najważniejszymi kwestiami, takimi jak np. noclegi, wyżywienie czy wynajęcie sali, zapominamy o rzeczach drobnych – takich jak np. identyfikatory na konferencję. Co trzeba wiedzieć na ich temat?

Czy identyfikator na konferencji jest potrzebny?

Mówiąc o identyfikatorach, nie sposób pominąć pytania o zasadność ich użycia. Może się wydawać, że taki gadżet nie jest do niczego potrzebny – i w przypadku niewielkich wydarzeń, na przykład na kilkadziesiąt osób, faktycznie tak jest. W każdym innym przypadku identyfikatory są jednak niezbędne, gdyż pozwalają na łatwe i szybkie rozpoznanie uczestników oraz organizatorów. W praktyce pozwala to na uniknięcie wielu problemów, takich jak chociażby:

• niezręczność związana z brakiem znajomości imienia i nazwiska danej osoby – zarówno w trakcie trwania obrad, jak i podczas późniejszych spotkań w kuluarach,
• długotrwałe poszukiwanie osoby funkcyjnej celem załatwienia jakiejś sprawy,
• brak możliwości szybkiego rozpoznania uczestników wydarzenia w większej grupie osób.

Jaki wybrać identyfikator dla uczestników konferencji?

Skoro więc identyfikatory są niezbędne, to które z nich wybrać? Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta i zależy od kilku czynników – takich jak cena, rodzaj wydarzenia czy też niezbędna wytrzymałość . Na pewno więc warto wiedzieć, jakie identyfikatory są dostępne na rynku.

Identyfikatory papierowe

Najbardziej popularnym rodzajem identyfikatorów są te wykonane z papieru. Można je przygotować zarówno przed konferencją, jak i drukować na bieżąco przy użyciu klasycznej drukarki na stanowisku recepcyjnym. Identyfikatory papierowe są stosunkowo wygodne i przede wszystkim bardzo tanie, choć z racji zastosowanego materiału muszą one koniecznie zostać zalaminowane lub włożone do odpowiedniego etui – plastikowego ze smyczą, kieszonkowego czy też z agrafką i klipsem.

Identyfikatory plastikowe

Ciekawą i nowoczesną alternatywą dla identyfikatorów papierowych są te wykonane z plastiku. Mogą one przybrać różną formę, najpopularniejsze są jednak te o wielkości zbliżonej do karty kredytowej czy prawa jazdy. Ich największą zaletą jest bardzo ładny i profesjonalny wygląd oraz duża wytrzymałość. Minusem z kolei będzie zdecydowanie wyższa cena oraz konieczność zamówienia takich identyfikatorów z wyprzedzeniem, z danymi lub też bez nich – w drugim przypadku trzeba jednak będzie wypełniać je ręcznie. Oczywiście można też samemu zakupić drukarkę do takich identyfikatorów, jednak wydatek tego typu opłaci się tylko przy regularnym organizowaniu konferencji.

Identyfikatory na taśmach termotransferowych

Bardzo ciekawym rozwiązaniem są też identyfikatory drukowane na taśmach termotransferowych. Charakteryzują się one bardzo eleganckim i nowoczesnym wyglądem, a zakup urządzenia do ich wykonania nie jest tak wysoki, jak w przypadku drukarek do plastiku. Identyfikatory tego typu doskonale sprawdzą się w przypadku wydarzeń z bardzo dużą liczbą uczestników. Ich minusem jest niestety konieczność usztywnienia nadrukowanej taśmy – za pomocą np. etui z PCV.

Co powinno się znaleźć na identyfikatorze?

Jak więc widać, jeśli tylko wiemy, jakie mamy potrzeby i możliwości, to wybór odpowiedniego typu identyfikatora nie powinien być problemem. Przygotowując je, zawsze warto się też zastanowić, jakie dane powinno się na nim umieścić. Podstawą jest oczywiście imię i nazwisko, do którego w przypadku wydarzeń naukowych warto też dodać odpowiedni tytuł – profesora, doktora itp. Dobrym rozwiązaniem jest też dodanie informacji o nazwie instytucji lub firmy, którą dana osoba reprezentuje oraz tego, w jakim charakterze uczestniczy w wydarzeniu – np. jako prelegent, gość, VIP czy organizator.

Gdzie kupić identyfikatory na event?

Czasem sporym problemem dla organizatorów konferencji może być też sposób zakupu identyfikatorów. Jak już wspomnieliśmy, do wykonania ich samemu niezbędna jest odpowiednia drukarka, materiał, na którym wykonywany będzie nadruk oraz w niektórych przypadkach odpowiednie etui na taśmie czy smyczy. Alternatywą jest oczywiście przygotowanie samych identyfikatorów lub też całych kompletów z etui u firmy zewnętrznej – jednak na ogół poskutkuje to wyższymi kosztami. Dlatego też dobrym rozwiązaniem jest szukanie materiałów do przygotowania identyfikatorów na konferencję w internecie – chociażby na naszej platformie Arena.pl.